Arsip

 Arsip adalah data dan dokumen mengenai alur suatu kegiatan, sebagai contoh Arsip dalam bidang perencanaan adalah data dan dokumen yang menunjang dan memberikan penjelasan mengenai alur atau proses perencanaan,

Pada hari Selasa, 14 April 2026 kunjungan dilakukan ke desa Tangguntiti yang diawali dengan koordinasi bersama Sekdes untuk menyampaikan maksud dan tujuan dari kunjungan pendampingan hari ini, dalam kesempatan ini diperoleh informasi bahwa akan ada juga team Kabupaten dari bidang kearsipan yang akan melakukan pembinaan.

Seusai koordinasi bersama Sekdes, Bapak Perbekel memasuki kantor desa dan memberikan waktu untuk diajak koordinasi terkait kearsipan, dan juga pemantauan prioritas penggunaan Dana Desa 2026.

Dalam diskusi bersama Bapak Perbekel pendamping diminta pendapat dan masukan mengenai proses pengarsipan di desa. dalam kesempatan ini Pendamping memberikan masukan kepada Bapak Perbekel berdasarkan hasil monitoring dan Pendampingan selama ini bahwa secara essensi proses pengarsipan data dan dokumen di desa Tangguntiti sudah baik, namun dalam kesempatan ini pendamping menyarankan agar dalam proses pendampingan yang dilakukan Kabupaten desa tetap mengikutinya dengan serius, dengan harapan desa memperoleh perbandingan apa yang telah dilakukan oleh desa, dengan apa yang diberikan petunjuk oleh Kabupaten.

Pukul 09.40 Tim dari Kearsipan Kabupaten memasuki kantor desa Tangguntiti, dan diarahkan menuju ruang tamu kantor desa, setelah beberapa menit melakukan ramah tamah, tim beserta perangkat desa menuju meja dimana Perbekel dan Pemerintah desa biasanya melakukan koordinasi.

Dalam proses pendampingan ini kami berjalan sendiri-sendiri, namun tetap saling terkoordinasi dengan harapan efisiensi waktu antara tugas pokok dan fungsi Pendamping Desa dalam melaksanakan tugas mendampingi desa dengan tugas Tim dari Kabupaten terkait proses pengarsipan bisa berjalan beriringan.

Terkair Tupoksi Pendamping dalam memberikan Supervisi dan Fasilitasi, serta memonitoring apa yang telah dilakukan desa dalam membreakdown 60% Dana Desa yang telah masuk ke RKD ke dalam delapan Prioritas Penggunaan Dana Desa 2026 ke dalam No. Acc, Wujud Kegiatan, Pagu, Realisasi, Sisa, serta siapa yang menjadi Pelaksana Kegiatan sudah tercatat dengan baik dan masuk menjadi rekapitulasi laporan Kecamatan, yang selanjutnya akan menjadi bahan monitoring Pendamping setiap kali kunjungan ke desa. hal ini dilakukan untuk memperkuat dan sebagai check and balance dalam tata kelola keuangan di desa. pada dasarnya desa bisa melakukan proses pelaporan dengan menggunakan Sistem Keuangan Desa ( Siskeudes ) namun alangkah baiknya manakala kita juga menggunakan cara lain dalam memantau, melaporkan, dan mempertanggungjawabkan semua kegiatan yang ada di APBDes, terutama yang menggunakan Dana Desa.

Untuk materi dari Tim Kabupaten, sedikit Pendamping laporkan bahwa kunjungan mereka untuk mensosialisasikan cara-cara untuk filing atau pengarsipan data, dalam kesempatan ini yang pertama diperkenalkan mengenai Box file yang didalamnya akan terisi map-map mengenai data dan dokumen, semisal Proposal, Design, RAB, Photo kegiatan, SPP, Laporan, Pertanggungjawaban, serta yang lainnya. tim dari kabupaten menyarankan agar setiap map berisi satu hal yang sama. namun tanggapan dari salah satu perangkat memberikan masukan kepada Tim Kabupaten bahwa tekhnis filing atau pengumpulan arsip yang dilakukan oleh desa sesuai dengan petunjuk dari tata kelola Pemerintahan, dan tata kelola keuangan desa. ada kalanya satu dokumen terdiri dari beberapa dokumen pendukung, sebagai contoh DPA terdiri dari RAK, RKA, dan RAB. dokumen-dokumen ini tidak boleh dipisah-pisahkan karena akan menyulitkan proses pelaporan dan Pertanggungjawaban.

Selain mengenai tekhnis pengumpulan dokumen, Tim dari Kabupaten juga mensosialisasikan mengenai box file dan map berwarna coklat dengan contoh yang ditunjukkan pada saat koordinasi, juga diperkenalkan lokasi suppliernya. dalam kesempatan ini ada tanggapan dari perangkat dimana proses pelaksanaan kegiatan dan pembangunan saat ini di bulan April sudah sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan di akhir Desember 2025. manakala proses pengarsipan seperti yang disarankan oleh tim dari kabupaten, maka akan dimasukkan ke dalam proses perencanaan kegiatan dan pembangunan desa untuk tahun 2027 yang mulai akan dilakukan di bulan Juni 2026 melalui Musde dan kegiatan ini akan diajukan dalam Musdes tersebut. desa tidak bisa memastikan bahwa program sepeti ini akan dilaksanakan sepenuhnya oleh desa karena akan berkaca dari kemampuan keuangan desa, selain itu secara garis besar desa sudah melakukan proses pengarsipan data dan dokumen mulai dari Lemari File, box file, dan map file namun dengan bentuk dan warna yang berbeda dari apa yang diperkenalkan tim.

Inti dan kesimpulan yang bisa diambil adalah desa sudah melaksanakan proses pengarsipan data dan dokumen dengan baik secara tekhnis, namun dengan cara yang berbeda.

Sosialisasi dan pendampingan dari Tim Kabupaten ini berakhir sekitar Pk 10.20 karena akan melanjutkan sosialisasi dan Pendampingan di desa lain, dan Pendamping melanjutkan kembali supervisi, Fasilitasi, dan Pendampingan kepada Perangkat Desa.